Datenschutzerklärung

Der Schutz Ihrer Daten ist uns wichtig. Nachfolgend informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung von XMS Rechnung (xmsrechnung.de) verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage.

1. Verantwortlicher

XMS Immobilien UG (haftungsbeschränkt)
Ballindamm 3, 20095 Hamburg
Telefon: 015561154491
E-Mail: support@xmsrechnung.de

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung der Website und unserer Leistungen erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), lit. b (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen), lit. c (rechtliche Verpflichtung) und lit. f (berechtigtes Interesse). Wir setzen keine Werbe- oder Analyse-Tracker ein und verkaufen keine Daten.

3. Bereitstellung der Website und Server-Logfiles

Unsere Website wird bei Netlify, Inc. (San Francisco, USA) gehostet. Beim Aufruf der Seiten werden technisch notwendige Daten verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Browsertyp und Betriebssystem. Dies dient der Auslieferung, Stabilität und Sicherheit der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logdaten werden vom Hoster nach kurzer Zeit automatisch gelöscht.

Schriftarten werden lokal von unserem eigenen Server geladen; es findet keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen Schriftanbietern statt.

4. Registrierung und Nutzerkonto

Für die Nutzung von XMS Rechnung ist ein Konto erforderlich. Dabei verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort (verschlüsselt gespeichert) sowie die von Ihnen eingegebenen Firmendaten (z. B. Firmenname, Anschrift, Kontaktdaten, Steuernummer, USt-IdNr., Bankverbindung, Logo, DATEV-Berater- und Mandantennummer). Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher werden von Supabase, Inc. bereitgestellt. Die Daten werden auf Servern in der EU (Frankfurt am Main) gespeichert. Zur Bestätigung der E-Mail-Adresse und zum Zurücksetzen des Passworts senden wir Ihnen System-E-Mails.

5. Rechnungs-, Angebots- und Kundendaten (Auftragsverarbeitung)

In XMS Rechnung erfassen Sie Daten Ihrer eigenen Kunden (z. B. Name, Anschrift, E-Mail, USt-IdNr.) sowie Angebote, Rechnungen, Zahlungen und Mahnungen. Für diese Daten sind Sie selbst Verantwortlicher im Sinne der DSGVO; wir verarbeiten sie ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Die Einzelheiten regelt unser Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV), der Bestandteil der AGB ist.

Ausgestellte Dokumente werden gemäß den Grundsätzen der GoBD unveränderbar archiviert (PDF und E-Rechnung im XML-Format).

6. Versand von Rechnungen und Erinnerungen per E-Mail

Wenn Sie Dokumente aus XMS Rechnung per E-Mail versenden, werden Empfängeradresse, Betreff, Nachricht und Anhänge über den E-Mail-Dienst Resend, Inc. (USA) zugestellt. Absender ist rechnung@xmsrechnung.de mit Ihrem Firmennamen; Antworten gehen an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse. Über denselben Dienst werden auch unsere System-E-Mails (Bestätigung, Passwort) versendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. Abonnement und Zahlungsabwicklung

Die Bezahlung des Abonnements erfolgt über Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland. Ihre Zahlungsdaten (z. B. Kreditkartendaten) geben Sie direkt bei Stripe ein; wir erhalten sie nicht. Stripe übermittelt uns lediglich Informationen zum Status Ihres Abonnements (z. B. Testphase, aktiv, gekündigt) sowie Kunden- und Abonnement-Kennungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Weitere Informationen: stripe.com/de/privacy.

8. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden keine Tracking- oder Werbe-Cookies. Um Sie nach der Anmeldung eingeloggt zu halten, wird ein Anmelde-Token im lokalen Speicher Ihres Browsers (Local Storage) abgelegt. Diese Speicherung ist für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und wird beim Abmelden entfernt.

9. Empfänger und Auftragsverarbeiter

• Supabase, Inc. – Datenbank, Anmeldung, Dateispeicher (Serverstandort Frankfurt am Main, EU)
• Netlify, Inc. – Hosting der Website (USA)
• Resend, Inc. – Versand von E-Mails (USA)
• Stripe Payments Europe, Ltd. – Zahlungsabwicklung (Irland)
• Ihr Steuerberater bzw. Ihre Buchhaltung – nur wenn Sie selbst einen DATEV-Export dorthin weitergeben
• Google Ireland Limited – Adressvorschläge (Google Maps Places), nur wenn Sie die Funktion aktiviert haben

Adressvorschläge (Google Maps): Nur wenn Sie in den Einstellungen „Adressvorschläge von Google Maps“ aktivieren, wird beim Tippen in ein Straßenfeld der Dienst Google Maps Places der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) geladen. Dabei werden Ihre Eingaben im Adressfeld, Ihre IP-Adresse und technische Browserdaten an Google übertragen; eine Übermittlung an Google LLC (USA) ist möglich (EU-US Data Privacy Framework). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung durch die Aktivierung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit durch Abschalten widerrufen können. Ohne Aktivierung findet keine Verbindung zu Google statt.

YouTube-Videos: Auf der Seite „Anleitung“ ist ein Video von YouTube (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) eingebunden. Es wird erst geladen, wenn Sie auf „Video abspielen“ klicken – vorher besteht keine Verbindung zu YouTube. Wir nutzen den erweiterten Datenschutzmodus (youtube-nocookie.com). Nach dem Klick werden Ihre IP-Adresse und technische Browserdaten an YouTube übertragen; eine Übermittlung an Google LLC (USA) ist möglich (EU-US Data Privacy Framework). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung durch den Klick (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; § 25 Abs. 1 TDDDG).

Mit allen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO bzw. entsprechende Datenschutzvereinbarungen. Soweit Daten in die USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) oder der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Kontodaten werden nach Löschung des Kontos gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Rechnungen und buchungsrelevante Unterlagen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren (§ 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG); diese Daten werden bis zum Fristablauf gesperrt und danach gelöscht.

11. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), z. B. beim Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an support@xmsrechnung.de.

12. Datensicherheit

Die Übertragung aller Daten erfolgt verschlüsselt (TLS/HTTPS). Der Zugriff auf Daten ist technisch so beschränkt, dass jedes Unternehmen ausschließlich seine eigenen Daten sehen kann.

13. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unser Angebot oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils aktuelle, auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Stand: September 2026