Häufige Fragen zu XMS Rechnung

XMS Rechnung ist eine einfache Online-Rechnungssoftware für Handwerker, Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen in Deutschland. Sie erstellen damit Angebote, Rechnungen, Stornorechnungen und Zahlungserinnerungen, verwalten Kunden und Artikel, erzeugen E-Rechnungen (ZUGFeRD und XRechnung) und übergeben Ihrer Steuerberatung jeden Monat ein fertiges DATEV-Paket.

Für Unternehmer, die schnell und rechtssicher Rechnungen schreiben möchten, ohne eine komplizierte Buchhaltungssoftware zu lernen – zum Beispiel Handwerksbetriebe, Dienstleister, Hausmeisterservices, Reinigungsfirmen, Agenturen, Berater und Kleinunternehmer nach § 19 UStG. XMS Rechnung richtet sich ausschließlich an Unternehmer (§ 14 BGB), nicht an Privatpersonen.

Nein. XMS Rechnung läuft vollständig im Browser – auf Windows, Mac, Linux, Tablet und Smartphone. Sie brauchen nur eine Internetverbindung und einen aktuellen Browser wie Chrome, Safari, Firefox oder Edge.

Eine eigene App aus dem App Store ist nicht nötig: Die Oberfläche passt sich automatisch an kleine Bildschirme an. Sie können XMS Rechnung außerdem über „Zum Home-Bildschirm hinzufügen“ wie eine App auf Ihrem Smartphone ablegen.

Die Oberfläche ist auf Deutsch, Polnisch, Englisch und Türkisch verfügbar – die Sprache wählen Sie jederzeit oben bzw. im Menü. Rechnungen, Angebote, Mahnungen und E-Mails an Ihre Kunden werden immer auf Deutsch erstellt, wie es in Deutschland üblich und erforderlich ist. Rechnungen werden in Euro erstellt.

XMS Rechnung konzentriert sich bewusst auf das Wesentliche: Angebote, Rechnungen, Mahnwesen, E-Rechnung und DATEV-Export. Es gibt keine komplizierte Buchhaltung, keine Zusatzmodule und keine Preisstufen – alle Funktionen sind für 9,90 € im Monat enthalten. Die eigentliche Buchführung übernimmt wie gewohnt Ihre Steuerberatung mit dem DATEV-Paket.

9,90 € pro Monat inklusive gesetzlicher Umsatzsteuer. Darin sind alle Funktionen enthalten – unbegrenzt viele Rechnungen, Angebote, Kunden und Artikel, E-Rechnung, E-Mail-Versand und DATEV-Export. Es gibt keine versteckten Kosten und keine Einrichtungsgebühr.

Die ersten 30 Tage sind kostenlos. Nach der Registrierung wählen Sie im Bereich „Abo“ das Abonnement und hinterlegen ein Zahlungsmittel. Innerhalb der 30 Tage wird nichts abgebucht. Wenn Sie vor Ablauf kündigen, entstehen keinerlei Kosten.

Damit das Abonnement nach der Testphase ohne Unterbrechung weiterläuft und Sie nicht erneut Daten eingeben müssen. Sie werden vor Ablauf nicht belastet und können jederzeit mit einem Klick kündigen.

Die Zahlung läuft sicher über unseren Zahlungsdienstleister Stripe. Möglich sind gängige Kredit- und Debitkarten sowie weitere Zahlungsarten, die Ihnen beim Bezahlvorgang angezeigt werden. Ihre Kartendaten werden nur bei Stripe gespeichert, nicht bei uns.

Gar nicht. Das Abonnement läuft monatlich und kann jederzeit zum Ende des laufenden Monats gekündigt werden.

In XMS Rechnung unter „Abo“ → „Abo verwalten“. Dort öffnet sich das Kundenportal von Stripe, in dem Sie mit wenigen Klicks kündigen, die Zahlungsart ändern oder Ihre Rechnungen herunterladen können. Alternativ genügt eine E-Mail an support@xmsrechnung.de.

Ihre Daten werden nicht sofort gelöscht. Sie können auch nach Vertragsende weiterhin den Export aufrufen und Ihre Rechnungen samt DATEV-Paket herunterladen. Auf Wunsch löschen wir Ihre Daten vollständig – eine E-Mail an support@xmsrechnung.de genügt. Beachten Sie Ihre eigene gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Rechnungen.

Ja. Für jede Zahlung erhalten Sie eine Rechnung per E-Mail. Alle bisherigen Rechnungen finden Sie außerdem jederzeit im Kundenportal unter „Abo“ → „Abo verwalten“.

Tragen Sie zuerst unter „Einstellungen“ Ihre Firmendaten, Steuernummer bzw. USt-IdNr. und Bankverbindung ein und laden Sie Ihr Logo hoch. Legen Sie dann unter „Kunden“ einen Kunden an. Unter „Rechnungen“ → „+ Rechnung erstellen“ wählen Sie den Kunden, fügen Positionen hinzu und klicken auf „Ausstellen“. Die Rechnung erhält automatisch eine fortlaufende Nummer und steht sofort als PDF bereit.

Die Rechnungsvorlage ist auf die Pflichtangaben ausgelegt: vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum bzw. Leistungszeitraum, Menge und Art der Leistung, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag je Steuersatz sowie der Bruttobetrag. Für die inhaltliche Richtigkeit bleiben Sie selbst verantwortlich.

Automatisch, fortlaufend und lückenlos pro Jahr, z. B. RE-2026-0001, RE-2026-0002 usw. Angebote (AN-…) und Stornorechnungen (ST-…) haben eigene Nummernkreise. Die Kürzel können Sie in den Einstellungen anpassen. Eine Nummer wird erst beim Ausstellen vergeben – Entwürfe verbrauchen keine Nummer.

Nein – und das ist gesetzlich so gewollt. Nach den GoBD dürfen ausgestellte Rechnungen nicht nachträglich verändert werden. Solange eine Rechnung ein Entwurf ist, können Sie alles frei bearbeiten. Ist eine ausgestellte Rechnung falsch, erstellen Sie mit einem Klick eine Stornorechnung und danach eine korrigierte neue Rechnung (die Funktion „Als Kopie neu anlegen“ übernimmt alle Positionen).

Öffnen Sie die ausgestellte Rechnung und klicken Sie auf „Stornieren“. XMS Rechnung erzeugt automatisch eine Stornorechnung mit eigener Nummer, die sich auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Beide Dokumente bleiben archiviert, und die Stornierung wird im DATEV-Export korrekt gegengebucht.

Ja. Öffnen Sie das ausgestellte Angebot und klicken Sie auf „In Rechnung umwandeln“. Alle Positionen, der Kunde und die Texte werden übernommen, und im Einleitungstext wird automatisch auf die Angebotsnummer verwiesen.

19 %, 7 % und 0 %. Innerhalb einer Rechnung können Sie verschiedene Steuersätze mischen – die Umsatzsteuer wird korrekt je Steuersatz ausgewiesen.

Ja. Aktivieren Sie in den Einstellungen „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“. Dann wird keine Umsatzsteuer berechnet und auf jeder Rechnung erscheint automatisch der vorgeschriebene Hinweis. Auch die E-Rechnung und der DATEV-Export berücksichtigen die Kleinunternehmerregelung.

Ja. Für Bauleistungen an andere Bauunternehmer aktivieren Sie in der Rechnung „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG)“: Die Rechnung wird ohne Umsatzsteuer erstellt und enthält automatisch den vorgeschriebenen Hinweis – auch in der E-Rechnung und im DATEV-Export. Aus einem Angebot erstellen Sie Abschlagsrechnungen in Prozent der Auftragssumme; die Schlussrechnung zieht alle gestellten Abschläge automatisch mit Netto, USt. und Brutto ab. Rechnungen an Kunden im Ausland sind derzeit nicht mit einem eigenen Hinweistext vorgesehen.

Ja. Neben einem einzelnen Leistungsdatum können Sie einen Zeitraum von–bis angeben, zum Beispiel für monatliche Wartungs- oder Reinigungsleistungen.

Stück, Stunden, Meter, Quadratmeter, Kubikmeter, Kilogramm, Liter, Pauschal, Tag und Kilometer.

Ja. Laden Sie Ihr Logo (PNG oder JPG) unter „Einstellungen“ hoch. Es erscheint auf allen Rechnungen, Angeboten und Mahnungen. Im Fußbereich jedes Dokuments stehen automatisch Ihre Kontakt-, Steuer- und Bankdaten.

Ja. Für jedes Dokument gibt es einen Einleitungstext und einen Schlusstext, die Sie frei formulieren können – etwa für Dankesworte, Zahlungshinweise oder Bedingungen.

Ja. Unter „Artikel“ legen Sie wiederkehrende Leistungen oder Produkte mit Preis, Einheit und Steuersatz an. Beim Erstellen einer Rechnung wählen Sie sie einfach aus.

Noch nicht automatisch. Sie können aber jede Rechnung mit „Als Kopie neu anlegen“ in Sekunden als neuen Entwurf übernehmen. Automatische Serienrechnungen stehen auf unserer Liste für kommende Funktionen.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Für das Ausstellen gibt es Übergangsfristen: Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 grundsätzlich alle Unternehmen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen ausgenommen. Eine einfache PDF-Datei gilt dann nicht mehr als E-Rechnung.

Ja. Jede ausgestellte Rechnung wird automatisch als ZUGFeRD-Rechnung erzeugt: ein PDF/A-3, in das die maschinenlesbaren Rechnungsdaten im europäischen Standard EN 16931 eingebettet sind. Ihr Kunde kann die Datei wie gewohnt als PDF öffnen, seine Buchhaltungssoftware liest die Daten automatisch aus. Zusätzlich können Sie jede Rechnung als reine XRechnung (XML) herunterladen.

ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteten XML-Daten – für Menschen lesbar und für Software auswertbar. Es ist ideal für Rechnungen an Unternehmen. XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne sichtbares PDF und wird vor allem von Behörden und öffentlichen Auftraggebern verlangt. XMS Rechnung erstellt beide Formate.

Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel eine XRechnung mit Leitweg-ID. Tragen Sie die Leitweg-ID, die Ihnen die Behörde mitteilt, beim jeweiligen Kunden ein. Danach laden Sie die Rechnung über „XRechnung herunterladen“ herunter und reichen sie im Portal der Behörde ein.

Für eine E-Rechnung werden vollständige Stammdaten benötigt: Ihr Firmenname und Ihre Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Ihre Bankverbindung (IBAN) sowie Name und vollständige Anschrift des Kunden. Fehlen Angaben, zeigt XMS Rechnung Ihnen schon im Rechnungsentwurf genau an, was noch ergänzt werden muss.

XMS Rechnung ist für das Schreiben Ihrer Ausgangsrechnungen gedacht. Eingangsrechnungen empfangen Sie wie bisher per E-Mail; für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen nutzt in der Regel Ihre Steuerberatung die passende Software (z. B. DATEV).

Ja. Klicken Sie in der ausgestellten Rechnung auf „Per E-Mail senden“. Empfänger, Betreff und ein freundlicher Standardtext sind bereits vorausgefüllt und können angepasst werden. Die Rechnung wird als PDF (mit eingebetteter E-Rechnung) und zusätzlich als XML-Datei angehängt. Auch Angebote können Sie so versenden.

Die E-Mails werden von rechnung@xmsrechnung.de mit Ihrem Firmennamen als Absender verschickt. Antwortet Ihr Kunde, landet die Antwort direkt in Ihrem eigenen Postfach (Ihre E-Mail-Adresse aus den Einstellungen). So bleibt die Zustellbarkeit hoch, ohne dass Sie etwas einrichten müssen.

Ja. Beim Versand können Sie zusätzliche Empfänger in Kopie (CC) angeben.

Unter „Mahnwesen“ sehen Sie alle offenen und überfälligen Rechnungen auf einen Blick, inklusive Anzahl der Tage im Verzug. Mit einem Klick senden Sie eine Zahlungserinnerung, danach die 1. und 2. Mahnung. Die jeweilige Stufe wird automatisch hochgezählt und mit Datum gespeichert.

Nein, automatisch werden keine Gebühren berechnet. Wenn Sie Mahngebühren verlangen möchten, können Sie den Betrag im Text der Mahnung nennen.

Öffnen Sie die Rechnung, klicken Sie auf „Zahlung erfassen“, wählen Sie Datum und Zahlungsart (z. B. Überweisung, Bar, PayPal, Karte, Lastschrift) und bestätigen Sie. Die Zahlung erscheint auch im DATEV-Export.

Nein, eine Bankanbindung gibt es derzeit nicht. Sie markieren bezahlte Rechnungen mit zwei Klicks selbst.

Unter „Export“ wählen Sie den Monat und laden ein ZIP-Paket herunter. Es enthält den DATEV-Buchungsstapel, ein Rechnungsausgangsbuch für Excel und alle Rechnungen des Monats als PDF und XML. Dieses Paket senden Sie einfach an Ihre Steuerberatung – die Buchungen können direkt in DATEV importiert werden.

Das offizielle DATEV-Format „Buchungsstapel“ (EXTF, Version 700) im Zeichensatz, den DATEV erwartet. Jede Rechnung wird mit Debitor, Erlöskonto, Belegdatum, Belegnummer und Leistungsdatum gebucht; Stornos und Zahlungen werden ebenfalls übernommen.

SKR03 und SKR04. Die passenden Erlöskonten für 19 %, 7 %, 0 % und Kleinunternehmer sowie Bank- und Kassenkonten werden automatisch gewählt. Den Kontenrahmen stellen Sie in den Einstellungen ein.

Unter „Einstellungen“ im Bereich DATEV. Die Nummern erhalten Sie von Ihrer Steuerberatung. Sie werden im Kopf des Buchungsstapels mitgeschickt, damit der Import direkt dem richtigen Mandanten zugeordnet wird.

Jeder Kunde erhält automatisch eine Kundennummer ab 10001. Diese Nummer wird in DATEV als Debitorenkonto verwendet, sodass Ihre Steuerberatung offene Posten pro Kunde sehen kann.

Nein. XMS Rechnung ist eine Rechnungssoftware und keine Buchhaltungssoftware. Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Umsatzsteuer-Voranmeldung und Jahresabschluss erstellt weiterhin Ihre Steuerberatung – mit dem DATEV-Paket geht das aber deutlich schneller.

XMS Rechnung ist nach den Grundsätzen der GoBD aufgebaut: lückenlose, fortlaufende Nummernkreise, Unveränderbarkeit ausgestellter Dokumente, Korrektur nur über Stornorechnungen, revisionssichere Archivierung als PDF/A-3 mit eingebetteter E-Rechnung sowie ein Protokoll der Ausstellung, Stornierung und des Versands. Für eine vollständige GoBD-Konformität Ihres Unternehmens ist zusätzlich eine Verfahrensdokumentation erforderlich, die Ihre Steuerberatung mit Ihnen erstellen kann.

Ihre Daten werden in Rechenzentren in der Europäischen Union in Frankfurt am Main gespeichert. Alle Verbindungen sind verschlüsselt (HTTPS/TLS).

Nur Sie. Die Daten jedes Kunden sind auf Datenbankebene strikt voneinander getrennt. Wir verwenden keine Werbe- oder Tracking-Dienste und verkaufen keine Daten.

Ja. Wir verarbeiten die Daten Ihrer Kunden ausschließlich in Ihrem Auftrag. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO ist Bestandteil unserer AGB und wird bei der Registrierung automatisch abgeschlossen. Details finden Sie in unserer Datenschutzerklärung und im AVV.

Rechnungen sind Buchungsbelege und müssen in Deutschland in der Regel acht Jahre aufbewahrt werden; Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung. XMS Rechnung archiviert Ihre ausgestellten Dokumente dauerhaft, solange Ihr Konto besteht. Wir empfehlen zusätzlich, das monatliche Export-Paket selbst zu speichern.

Klicken Sie auf der Anmeldeseite auf „Passwort vergessen?“. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link, über den Sie ein neues Passwort festlegen.

Aktuell gehört zu jedem Konto ein Zugang (eine E-Mail-Adresse) für ein Unternehmen. Mehrere Benutzer pro Firma sind in Planung.

Pro Konto wird eine Firma verwaltet. Für eine weitere Firma legen Sie einfach ein zweites Konto mit einer anderen E-Mail-Adresse an.

Ein automatischer Import ist derzeit nicht verfügbar; Kunden legen Sie über „Kunden“ → „Neuer Kunde“ an. Haben Sie viele Kunden? Schreiben Sie uns – wir helfen gerne weiter.

Per E-Mail an support@xmsrechnung.de. Wir antworten in der Regel innerhalb eines Werktages – auf Deutsch, Englisch oder Polnisch.

Schreiben Sie uns an support@xmsrechnung.de. XMS Rechnung wird laufend weiterentwickelt, und Wünsche unserer Kunden haben dabei Vorrang.