1
Krok 1
Załóż konto
Zarejestruj się na xmsrechnung.de adresem e-mail i hasłem. Po potwierdzeniu e-maila możesz od razu zaczynać – pierwsze 30 dni są bezpłatne.
Od założenia konta do pierwszej e-faktury w kilka minut. Film i kroki poniżej pokazują wszystko, co ważne – w kolejności, w jakiej będzie Ci to potrzebne.
Film w języku niemieckim
Krok 1
Zarejestruj się na xmsrechnung.de adresem e-mail i hasłem. Po potwierdzeniu e-maila możesz od razu zaczynać – pierwsze 30 dni są bezpłatne.
Krok 2
Przy pierwszym uruchomieniu pulpit pokazuje wskazówkę „uzupełnij dane firmy”. Jedno kliknięcie prowadzi prosto do ustawień.
Krok 3
Wpisz nazwę firmy, adres, e-mail, telefon i stronę internetową oraz wgraj logo (PNG lub JPG, maks. 2 MB). Te dane pojawiają się jako nadawca na wszystkich ofertach i fakturach.
Krok 4
Na każdej fakturze musi być numer podatkowy (Steuernummer) albo numer USt-IdNr. (§ 14 UStG). Jako Kleinunternehmer włączasz regulację z § 19 UStG – faktury powstają wtedy bez VAT i z wymaganą adnotacją.
Krok 5
Podaj IBAN, BIC i nazwę banku do informacji o płatności. Ustal prefiksy numerów faktur i ofert oraz termin płatności. Numeracja jest ciągła i zaczyna się od nowa co roku.
Wskazówka: Wpisz tu też numer doradcy i klienta (Berater-/Mandantennummer) Twojego biura rachunkowego – są potrzebne do eksportu DATEV.
Krok 6
W zakładce „Klienci” dodajesz firmy i osoby prywatne z adresem, e-mailem i – w przypadku firm – numerem USt-IdNr. Numery klientów nadawane są automatycznie.
Wskazówka: Dla urzędów i zamawiających publicznych wpisz Leitweg-ID. Wtedy fakturę można wygenerować jako XRechnung.
Krok 7
Zapisz powtarzające się usługi z jednostką, ceną netto i stawką VAT. W ofertach i fakturach dodasz je później jednym kliknięciem.
Krok 8
W „Ofertach” wybierasz klienta, podajesz projekt lub miejsce realizacji i dodajesz pozycje. Sumy i VAT liczą się automatycznie. „Podgląd (PDF)” pokazuje dokument przed wystawieniem.
Krok 9
Gdy oferta zostanie przyjęta, kliknij „Zamień na fakturę” – wszystkie pozycje zostaną przeniesione. Przy większych zleceniach tworzysz faktury zaliczkowe, a na koniec fakturę końcową; wpłacone zaliczki są odejmowane automatycznie.
Krok 10
Sprawdź podgląd i kliknij „Wystaw”. Dopiero wtedy faktura dostaje kolejny numer i jest archiwizowana bez możliwości zmian (GoBD). Korekty wykonujesz przez storno lub jako nową kopię.
Wskazówka: Przy usługach budowlanych dla innych firm budowlanych włącz odwrotne obciążenie (§ 13b UStG).
Krok 11
Każda wystawiona faktura jest dostępna jako e-faktura: jako PDF ZUGFeRD z osadzonym plikiem XML – czytelny dla ludzi i programów – oraz jako XRechnung (XML) dla zamawiających publicznych.
Krok 12
Przyciskiem „Wyślij e-mailem” wysyłasz fakturę prosto z XMS Rechnung. Temat i treść są już wypełnione, a e-faktura jest w załączniku. Odpowiedzi klientów trafiają na Twój adres e-mail.
Krok 13
Na liście faktur widzisz, co jest otwarte, przeterminowane lub zapłacone. Gdy wpłynie płatność, rejestrujesz ją bezpośrednio przy fakturze.
Krok 14
W zakładce „Monity” znajdziesz wszystkie przeterminowane faktury z liczbą dni po terminie i stopniem upomnienia. Jednym kliknięciem wyślesz przypomnienie lub monit e-mailem.
Krok 15
W „Eksporcie” pobierasz co miesiąc paczkę ZIP: zestaw księgowań DATEV (EXTF), rejestr faktur sprzedaży w Excelu oraz wszystkie dokumenty jako PDF z e-fakturą i XML.
Wszystkie funkcje, potem 9,90 € miesięcznie z VAT – rezygnacja co miesiąc.
Pytania? Napisz do nas: support@xmsrechnung.de