Najczęstsze pytania o XMS Rechnung

XMS Rechnung to prosty program do fakturowania online dla rzemieślników, osób prowadzących działalność gospodarczą, wolnych zawodów i małych firm w Niemczech. Możesz w nim tworzyć oferty, faktury, faktury stornujące i przypomnienia o płatności, zarządzać klientami i artykułami, generować e-faktury (E-Rechnung w formatach ZUGFeRD i XRechnung) oraz co miesiąc przekazywać swojemu doradcy podatkowemu (Steuerberater) gotową paczkę DATEV (DATEV – standardowy w Niemczech system księgowy używany przez biura rachunkowe).

Dla przedsiębiorców, którzy chcą szybko i zgodnie z prawem wystawiać faktury, bez uczenia się skomplikowanego programu księgowego – na przykład dla zakładów rzemieślniczych, firm usługowych, firm zajmujących się obsługą techniczną budynków (Hausmeisterservice), firm sprzątających, agencji, doradców oraz Kleinunternehmer (§ 19 UStG – mały przedsiębiorca zwolniony z VAT). XMS Rechnung jest przeznaczony wyłącznie dla przedsiębiorców (§ 14 BGB), a nie dla osób prywatnych.

Nie. XMS Rechnung działa w całości w przeglądarce – na Windows, Macu, Linuksie, tablecie i smartfonie. Potrzebujesz jedynie połączenia z internetem i aktualnej przeglądarki, takiej jak Chrome, Safari, Firefox lub Edge.

Osobna aplikacja ze sklepu App Store nie jest potrzebna: interfejs automatycznie dopasowuje się do małych ekranów. Możesz też dodać XMS Rechnung do ekranu głównego smartfona (funkcja przeglądarki „Dodaj do ekranu głównego”) i korzystać z niego jak z aplikacji.

Interfejs programu jest dostępny m.in. po polsku, więc możesz obsługiwać go w swoim języku. Wszystkie dokumenty dla Twoich klientów (faktury, oferty, upomnienia) oraz wysyłane do nich e-maile są jednak tworzone po niemiecku – tego wymaga prowadzenie działalności w Niemczech. Faktury wystawiane są w euro.

XMS Rechnung celowo skupia się na tym, co najważniejsze: ofertach, fakturach, upomnieniach, e-fakturach (E-Rechnung) i eksporcie do DATEV. Nie ma tu skomplikowanej księgowości, dodatkowych modułów ani różnych pakietów cenowych – wszystkie funkcje są dostępne za 9,90 € miesięcznie. Właściwą księgowość prowadzi jak dotychczas Twój doradca podatkowy (Steuerberater) na podstawie paczki DATEV.

9,90 € miesięcznie, łącznie z ustawowym podatkiem VAT (Umsatzsteuer). W cenie są wszystkie funkcje – nieograniczona liczba faktur, ofert, klientów i artykułów, e-faktura (E-Rechnung), wysyłka e-mailem oraz eksport do DATEV. Nie ma ukrytych kosztów ani opłaty za uruchomienie.

Pierwsze 30 dni jest bezpłatne. Po rejestracji wybierasz w sekcji subskrypcji abonament i podajesz metodę płatności. W ciągu tych 30 dni nic nie zostanie pobrane. Jeśli wypowiesz abonament przed końcem okresu próbnego, nie poniesiesz żadnych kosztów.

Dzięki temu abonament po okresie próbnym działa dalej bez przerwy i nie musisz ponownie wprowadzać danych. Przed upływem okresu próbnego nie zostaniesz obciążony, a wypowiedzieć możesz w każdej chwili jednym kliknięciem.

Płatności są realizowane bezpiecznie przez naszego operatora płatności Stripe. Możesz płacić popularnymi kartami kredytowymi i debetowymi oraz innymi metodami płatności, które zostaną Ci wyświetlone podczas płatności. Dane Twojej karty są przechowywane wyłącznie w Stripe, a nie u nas.

Wcale. Abonament jest miesięczny i można go w każdej chwili wypowiedzieć ze skutkiem na koniec bieżącego miesiąca.

W XMS Rechnung w sekcji subskrypcji wybierz zarządzanie abonamentem. Otworzy się portal klienta Stripe, w którym kilkoma kliknięciami wypowiesz abonament, zmienisz metodę płatności lub pobierzesz swoje faktury. Alternatywnie wystarczy e-mail na adres support@xmsrechnung.de.

Twoje dane nie są usuwane od razu. Również po zakończeniu umowy możesz nadal korzystać z eksportu i pobrać swoje faktury wraz z paczką DATEV. Na Twoje życzenie całkowicie usuniemy Twoje dane – wystarczy e-mail na adres support@xmsrechnung.de. Pamiętaj o własnym ustawowym obowiązku przechowywania faktur.

Tak. Za każdą płatność otrzymasz fakturę e-mailem. Wszystkie dotychczasowe faktury znajdziesz ponadto w każdej chwili w portalu klienta, do którego przejdziesz z sekcji subskrypcji (zarządzanie abonamentem).

Najpierw w ustawieniach wpisz dane firmy, Steuernummer (niemiecki numer podatkowy) lub USt-IdNr. (numer VAT UE) oraz dane konta bankowego i wgraj swoje logo. Następnie w sekcji klientów dodaj klienta. W sekcji faktur utwórz nową fakturę, wybierz klienta, dodaj pozycje i kliknij „Wystaw”. Faktura automatycznie otrzymuje kolejny numer i od razu jest dostępna jako PDF.

Szablon faktury jest przygotowany pod obowiązkowe elementy: pełna nazwa i adres Twój oraz Twojego klienta, Steuernummer lub USt-IdNr., data wystawienia, kolejny numer faktury, data wykonania usługi lub okres jej wykonania, ilość i rodzaj świadczenia, kwota netto, stawka podatku i kwota podatku dla każdej stawki oraz kwota brutto. Za merytoryczną poprawność treści odpowiadasz jednak samodzielnie.

Automatycznie, kolejno i bez luk w obrębie roku, np. RE-2026-0001, RE-2026-0002 itd. Oferty (AN-…) i faktury stornujące (ST-…) mają własne serie numeracji. Prefiksy możesz zmienić w ustawieniach. Numer nadawany jest dopiero przy wystawieniu – wersje robocze nie zużywają numerów.

Nie – i jest to celowe wymaganie prawne. Zgodnie z GoBD (niemieckie zasady prawidłowego prowadzenia i przechowywania ksiąg i dokumentów w formie elektronicznej) wystawionych faktur nie wolno później zmieniać. Dopóki faktura jest wersją roboczą, możesz dowolnie ją edytować. Jeśli wystawiona faktura zawiera błąd, jednym kliknięciem tworzysz fakturę stornującą, a następnie nową, poprawioną fakturę (funkcja tworzenia kopii przejmuje wszystkie pozycje).

Otwórz wystawioną fakturę i kliknij „Storno”. XMS Rechnung automatycznie utworzy fakturę stornującą z własnym numerem, która odwołuje się do pierwotnej faktury. Oba dokumenty pozostają zarchiwizowane, a storno jest prawidłowo zaksięgowane przeciwstawnie w eksporcie DATEV.

Tak. Otwórz wystawioną ofertę i użyj funkcji zamiany na fakturę. Wszystkie pozycje, klient i teksty zostaną przejęte, a w tekście wstępnym automatycznie pojawi się odwołanie do numeru oferty.

19 %, 7 % i 0 %. W jednej fakturze możesz łączyć różne stawki – podatek VAT (Umsatzsteuer) jest prawidłowo wykazywany osobno dla każdej stawki.

Tak. Włącz w ustawieniach opcję Kleinunternehmer (§ 19 UStG – mały przedsiębiorca zwolniony z VAT). Wtedy podatek VAT nie jest naliczany, a na każdej fakturze automatycznie pojawia się wymagana adnotacja. E-faktura (E-Rechnung) i eksport do DATEV również uwzględniają to zwolnienie (Kleinunternehmerregelung).

Tak. Przy usługach budowlanych dla innych firm budowlanych zaznaczasz w fakturze „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG)”: faktura powstaje bez VAT i automatycznie zawiera wymaganą adnotację – także w e-fakturze i eksporcie DATEV. Z oferty tworzysz faktury zaliczkowe jako procent wartości zlecenia; faktura końcowa automatycznie odlicza wszystkie zaliczki (netto, VAT i brutto). Faktury dla klientów za granicą nie mają obecnie osobnej adnotacji.

Tak. Oprócz pojedynczej daty wykonania usługi możesz podać okres od–do, na przykład przy comiesięcznych usługach serwisowych lub sprzątania.

Sztuki, godziny, metry, metry kwadratowe, metry sześcienne, kilogramy, litry, ryczałt, dzień i kilometry. Na fakturach jednostki pojawiają się po niemiecku.

Tak. Wgraj swoje logo (PNG lub JPG) w ustawieniach. Pojawi się ono na wszystkich fakturach, ofertach i upomnieniach. W stopce każdego dokumentu automatycznie umieszczane są Twoje dane kontaktowe, podatkowe i bankowe.

Tak. Każdy dokument ma tekst wstępny i tekst końcowy, które możesz dowolnie sformułować – np. podziękowanie, informacje o płatności lub warunki. Pamiętaj, że dokument trafia do klienta po niemiecku, więc teksty najlepiej również pisać po niemiecku.

Tak. W sekcji artykułów zapiszesz powtarzające się usługi lub produkty z ceną, jednostką i stawką podatku. Podczas tworzenia faktury po prostu je wybierasz.

Jeszcze nie automatycznie. Możesz jednak w kilka sekund skopiować dowolną fakturę jako nową wersję roboczą. Automatyczne faktury cykliczne są na naszej liście planowanych funkcji.

Od 1 stycznia 2025 r. wszystkie firmy w Niemczech muszą być w stanie odbierać e-faktury (E-Rechnung) od innych firm. Dla wystawiania obowiązują okresy przejściowe: od 2027 r. firmy z obrotem w poprzednim roku powyżej 800 000 € muszą wystawiać e-faktury w obrocie B2B, a od 2028 r. zasadniczo wszystkie firmy. Kleinunternehmer (§ 19 UStG) są zwolnieni z obowiązku wystawiania. Zwykły plik PDF nie będzie wtedy uznawany za e-fakturę.

Tak. Każda wystawiona faktura jest automatycznie generowana jako faktura ZUGFeRD: plik PDF/A-3 z osadzonymi, czytelnymi maszynowo danymi faktury w europejskim standardzie EN 16931. Twój klient może otworzyć plik jak zwykły PDF, a jego program księgowy automatycznie odczyta dane. Dodatkowo każdą fakturę możesz pobrać jako czystą XRechnung (XML).

ZUGFeRD to PDF z osadzonymi danymi XML – czytelny dla ludzi i możliwy do przetworzenia przez oprogramowanie. Idealnie nadaje się do faktur dla firm. XRechnung to czysty plik XML bez widocznego PDF, wymagany przede wszystkim przez urzędy i zamawiających publicznych. XMS Rechnung tworzy oba formaty.

Zamawiający publiczni z reguły wymagają XRechnung z Leitweg-ID (identyfikator adresata e-faktury w administracji publicznej). Wpisz Leitweg-ID, którą przekaże Ci urząd, u danego klienta. Następnie pobierz fakturę w formacie XRechnung i prześlij ją przez portal urzędu.

E-faktura wymaga kompletnych danych podstawowych: nazwy i adresu Twojej firmy, Steuernummer lub USt-IdNr., danych konta bankowego (IBAN) oraz nazwy i pełnego adresu klienta. Jeśli czegoś brakuje, XMS Rechnung już w wersji roboczej faktury dokładnie pokaże, co trzeba uzupełnić.

XMS Rechnung służy do wystawiania Twoich faktur sprzedażowych. Faktury zakupowe odbierasz jak dotychczas e-mailem; do ich przetwarzania Twój doradca podatkowy (Steuerberater) zazwyczaj używa odpowiedniego oprogramowania (np. DATEV).

Tak. W wystawionej fakturze wybierz wysyłkę e-mailem. Odbiorca, temat i uprzejmy tekst standardowy (po niemiecku) są już wypełnione i możesz je zmienić. Faktura zostaje dołączona jako PDF (z osadzoną e-fakturą) i dodatkowo jako plik XML. W ten sam sposób możesz wysyłać oferty.

E-maile są wysyłane z adresu rechnung@xmsrechnung.de, z nazwą Twojej firmy jako nadawcą. Gdy klient odpowie, odpowiedź trafi bezpośrednio do Twojej skrzynki (adres e-mail podany w ustawieniach). Dzięki temu dostarczalność pozostaje wysoka, a Ty nie musisz niczego konfigurować.

Tak. Przy wysyłce możesz podać dodatkowych odbiorców w kopii (CC).

W sekcji upomnień widzisz wszystkie otwarte i zaległe faktury w jednym miejscu, wraz z liczbą dni opóźnienia. Jednym kliknięciem wysyłasz przypomnienie o płatności (Zahlungserinnerung), a następnie 1. i 2. upomnienie (Mahnung). Kolejny etap jest automatycznie zwiększany i zapisywany z datą.

Nie, żadne opłaty nie są naliczane automatycznie. Jeśli chcesz żądać opłaty za upomnienie, możesz podać kwotę w treści upomnienia.

Otwórz fakturę, wybierz rejestrację płatności, podaj datę i formę płatności (np. przelew, gotówka, PayPal, karta, polecenie zapłaty) i potwierdź. Płatność pojawi się również w eksporcie DATEV.

Nie, obecnie nie ma połączenia z bankiem. Zapłacone faktury oznaczasz samodzielnie dwoma kliknięciami.

W sekcji eksportu wybierz miesiąc i pobierz paczkę ZIP. Zawiera ona pakiet księgowań DATEV (Buchungsstapel), rejestr faktur sprzedażowych w formacie Excel oraz wszystkie faktury z danego miesiąca jako PDF i XML. Tę paczkę po prostu wysyłasz swojemu doradcy podatkowemu (Steuerberater) – księgowania można bezpośrednio zaimportować do DATEV.

Oficjalny format DATEV „Buchungsstapel” (EXTF, wersja 700) w kodowaniu znaków, którego oczekuje DATEV. Każda faktura jest księgowana z kontem dłużnika (Debitor), kontem przychodów, datą dokumentu, numerem dokumentu i datą wykonania usługi; storna i płatności są również przenoszone.

SKR03 i SKR04 (standardowe niemieckie plany kont). Odpowiednie konta przychodów dla 19 %, 7 %, 0 % i Kleinunternehmer oraz konta bankowe i kasowe dobierane są automatycznie. Plan kont ustawiasz w ustawieniach.

W ustawieniach, w sekcji DATEV. Numery otrzymasz od swojego doradcy podatkowego. Są one przesyłane w nagłówku pakietu księgowań, aby import od razu został przypisany do właściwego klienta biura (Mandant).

Każdy klient automatycznie otrzymuje numer klienta od 10001. Ten numer jest używany w DATEV jako konto dłużnika (Debitorenkonto), dzięki czemu Twój doradca podatkowy widzi nierozliczone pozycje dla każdego klienta.

Nie. XMS Rechnung to program do fakturowania, a nie program księgowy. Rachunek nadwyżki przychodów nad kosztami (Einnahmen-Überschuss-Rechnung), wstępne deklaracje VAT (Umsatzsteuer-Voranmeldung) i sprawozdanie roczne (Jahresabschluss) nadal przygotowuje Twój doradca podatkowy (Steuerberater) – z paczką DATEV idzie to jednak znacznie szybciej.

XMS Rechnung został zbudowany zgodnie z zasadami GoBD (niemieckie zasady prawidłowego prowadzenia i przechowywania ksiąg i dokumentów w formie elektronicznej): ciągła numeracja bez luk, niezmienność wystawionych dokumentów, korekty wyłącznie przez faktury stornujące, archiwizacja odporna na zmiany w formacie PDF/A-3 z osadzoną e-fakturą oraz dziennik wystawienia, stornowania i wysyłki. Do pełnej zgodności Twojej firmy z GoBD potrzebna jest dodatkowo dokumentacja procedur (Verfahrensdokumentation), którą możesz przygotować razem ze swoim doradcą podatkowym.

Twoje dane są przechowywane w centrach danych w Unii Europejskiej, we Frankfurcie nad Menem. Wszystkie połączenia są szyfrowane (HTTPS/TLS).

Tylko Ty. Dane każdego klienta są ściśle od siebie oddzielone na poziomie bazy danych. Nie używamy żadnych usług reklamowych ani śledzących i nie sprzedajemy danych.

Tak. Dane Twoich klientów przetwarzamy wyłącznie w Twoim imieniu. Umowa powierzenia przetwarzania danych (AVV) zgodnie z art. 28 RODO jest częścią naszych Ogólnych Warunków Handlowych (AGB) i zostaje zawarta automatycznie przy rejestracji. Szczegóły znajdziesz w naszej polityce prywatności i w umowie AVV.

Faktury są dowodami księgowymi i w Niemczech z reguły muszą być przechowywane przez osiem lat; księgi, inwentarze i sprawozdania roczne – przez dziesięć lat. W razie wątpliwości zapytaj swojego doradcę podatkowego. XMS Rechnung archiwizuje Twoje wystawione dokumenty na stałe, dopóki istnieje Twoje konto. Zalecamy dodatkowo samodzielne zapisywanie comiesięcznej paczki eksportu.

Na stronie logowania kliknij link do resetowania hasła („Nie pamiętasz hasła?”). Otrzymasz e-mail z linkiem, przez który ustawisz nowe hasło.

Obecnie do każdego konta należy jeden dostęp (jeden adres e-mail) dla jednej firmy. Obsługa wielu użytkowników w jednej firmie jest planowana.

Jedno konto obsługuje jedną firmę. Dla kolejnej firmy po prostu załóż drugie konto z innym adresem e-mail.

Automatyczny import nie jest obecnie dostępny; klientów dodajesz w sekcji klientów jako nowych klientów. Masz wielu klientów? Napisz do nas – chętnie pomożemy.

E-mailem na adres support@xmsrechnung.de. Z reguły odpowiadamy w ciągu jednego dnia roboczego – po niemiecku, angielsku lub polsku.

Napisz do nas na adres support@xmsrechnung.de. XMS Rechnung jest stale rozwijany, a życzenia naszych klientów mają przy tym pierwszeństwo.