XMS Rechnung ile başlangıç

Adım 1

Hesap oluşturun

xmsrechnung.de adresinde e-posta adresiniz ve bir şifreyle kaydolun. E-postanızı onayladıktan sonra hemen başlayabilirsiniz – ilk 30 gün ücretsizdir.

Adım 2

Firma bilgilerini tamamlayın

İlk açılışta genel bakış ekranı “firma bilgilerini tamamlayın” uyarısı gösterir. Tek tıkla doğrudan ayarlara gidersiniz.

Adım 3

Firma ve gönderici

Firma adını, adresi, e-postayı, telefonu ve web sitesini girin, logonuzu yükleyin (PNG veya JPG, en fazla 2 MB). Bu bilgiler tüm teklif ve faturalarda gönderici olarak görünür.

Adım 4

Vergi numarası veya küçük işletme

Her faturada vergi numarası (Steuernummer) veya KDV kimlik numarası (USt-IdNr.) bulunmalıdır (§ 14 UStG). Küçük işletmeyseniz § 19 UStG düzenlemesini etkinleştirin – faturalar KDV’siz ve yasal notla oluşturulur.

Adım 5

Banka bilgileri ve numaralandırma

Ödeme bilgisi için IBAN, BIC ve banka adını girin. Fatura ve teklif numaraları için kısaltmaları ve ödeme vadesini belirleyin. Numaralandırma kesintisizdir ve her yıl yeniden başlar.

İpucu: Mali müşavirinizin danışman ve müşteri numarasını da buraya girin – DATEV aktarımı için gereklidir.

Adım 6

Müşteri ekleyin

“Müşteriler” bölümünde firmaları ve bireysel müşterileri adres, e-posta ve – firmalar için – KDV kimlik numarasıyla ekleyin. Müşteri numaraları otomatik verilir.

İpucu: Kamu kurumları için Leitweg-ID girin. Böylece faturayı XRechnung olarak oluşturabilirsiniz.

Adım 7

Ürünler ve hizmetler

Tekrarlayan hizmetlerinizi birim, net fiyat ve KDV oranıyla kaydedin. Teklif ve faturalara daha sonra tek tıkla eklersiniz.

Adım 8

Teklif oluşturun

“Teklifler” bölümünde müşteriyi seçin, projeyi veya iş yerini girin ve kalemleri ekleyin. Toplamlar ve KDV otomatik hesaplanır. “Önizleme (PDF)” belgeyi düzenlemeden önce gösterir.

Adım 9

Tekliften fatura

Teklif kabul edildiğinde “Faturaya dönüştür”e tıklayın – tüm kalemler aktarılır. Büyük işlerde ara faturalar ve sonunda kesin fatura oluşturursunuz; ödenmiş ara ödemeler otomatik düşülür.

Adım 10

Kontrol edin ve düzenleyin

Önizlemeyi kontrol edin ve “Fatura düzenle”ye tıklayın. Fatura ancak o zaman sıra numarasını alır ve değiştirilemez şekilde arşivlenir (GoBD). Düzeltmeler iptal faturası veya yeni kopya ile yapılır.

İpucu: Başka inşaat firmalarına yapılan inşaat hizmetlerinde sorumlu sıfatıyla vergilendirmeyi (§ 13b UStG) etkinleştirin.

Adım 11

E-fatura: ZUGFeRD ve XRechnung

Düzenlenen her fatura e-fatura olarak mevcuttur: gömülü XML içeren ZUGFeRD PDF’i – insanlar ve yazılımlar için okunabilir – ve kamu kurumları için XRechnung (XML).

Adım 12

E-postayla gönderin

“E-posta ile gönder” ile faturayı doğrudan XMS Rechnung’dan gönderirsiniz. Konu ve metin hazırdır, e-fatura ektedir. Müşterilerinizin yanıtları kendi e-posta adresinize gelir.

Adım 13

Ödemeleri kaydedin

Fatura listesinde neyin açık, gecikmiş veya ödenmiş olduğunu görürsünüz. Bir ödeme geldiğinde onu doğrudan faturada kaydedersiniz.

Adım 14

Ödeme takibi

“Ödeme takibi” bölümünde vadesi geçmiş tüm faturaları gecikme günleri ve hatırlatma seviyesiyle bulursunuz. Tek tıkla e-postayla ödeme hatırlatması veya ihtar gönderirsiniz.

Adım 15

Mali müşavir için dışa aktarım

“Dışa aktarım” bölümünde her ay bir ZIP paketi indirirsiniz: DATEV kayıt paketi (EXTF), Excel olarak satış defteri ve tüm belgeler e-fatura ve XML ile PDF olarak.