XMS Rechnung hakkında sık sorulan sorular

XMS Rechnung, Almanya'daki zanaatkârlar, serbest çalışanlar, serbest meslek sahipleri ve küçük işletmeler için geliştirilmiş basit bir çevrimiçi fatura yazılımıdır. Bununla teklifler, faturalar, iptal faturaları (Stornorechnung) ve ödeme hatırlatmaları oluşturur, müşterilerinizi ve ürün/hizmetlerinizi yönetir, e-faturalar (E-Rechnung; ZUGFeRD ve XRechnung formatında) üretir ve mali müşavirinize (Steuerberater) her ay hazır bir DATEV paketi teslim edersiniz.

Karmaşık bir muhasebe yazılımı öğrenmeden hızlı ve hukuken güvenli şekilde fatura kesmek isteyen işletme sahipleri için – örneğin zanaat işletmeleri (Handwerk), hizmet sağlayıcılar, bina bakım hizmetleri (Hausmeisterservice), temizlik firmaları, ajanslar, danışmanlar ve Kleinunternehmer (§ 19 UStG kapsamında KDV'den muaf küçük işletme) statüsündeki işletmeler. XMS Rechnung yalnızca girişimcilere (§ 14 BGB anlamında Unternehmer) yöneliktir, özel kişilere (tüketicilere) değil.

Hayır. XMS Rechnung tamamen tarayıcıda çalışır – Windows, Mac, Linux, tablet ve akıllı telefonda. Yalnızca bir internet bağlantısına ve Chrome, Safari, Firefox veya Edge gibi güncel bir tarayıcıya ihtiyacınız vardır.

App Store'dan ayrı bir uygulama indirmeniz gerekmez: Arayüz küçük ekranlara otomatik olarak uyum sağlar. Ayrıca tarayıcınızın „Ana ekrana ekle“ işleviyle XMS Rechnung'u akıllı telefonunuza bir uygulama gibi yerleştirebilirsiniz.

Uygulamanın arayüzü Türkçe olarak da kullanılabilir. Müşterilerinize giden tüm belgeler (faturalar, teklifler, ihtarnameler) ve e-postalar ise Almanca olarak oluşturulur – Almanya'daki yasal gereklilikler nedeniyle. Faturalar Euro cinsinden düzenlenir.

XMS Rechnung bilinçli olarak özüne odaklanır: teklifler, faturalar, ihtar süreci (Mahnwesen), e-fatura ve DATEV dışa aktarımı. Karmaşık bir muhasebe, ek modüller veya farklı fiyat paketleri yoktur – tüm işlevler ayda 9,90 € fiyata dahildir. Asıl defter tutma işini her zamanki gibi mali müşaviriniz DATEV paketiyle üstlenir.

Yasal KDV dahil ayda 9,90 €. Bu fiyata tüm işlevler dahildir – sınırsız sayıda fatura, teklif, müşteri ve ürün/hizmet, e-fatura, e-posta ile gönderim ve DATEV dışa aktarımı. Gizli maliyet ve kurulum ücreti yoktur.

İlk 30 gün ücretsizdir. Kayıt olduktan sonra abonelik bölümünde aboneliği seçer ve bir ödeme yöntemi tanımlarsınız. 30 gün içinde hiçbir ücret tahsil edilmez. Süre dolmadan feshederseniz hiçbir maliyet oluşmaz.

Aboneliğin deneme süresinden sonra kesintisiz devam etmesi ve bilgilerinizi tekrar girmek zorunda kalmamanız için. Süre dolmadan kartınızdan ücret alınmaz ve tek tıkla istediğiniz zaman feshedebilirsiniz.

Ödeme, ödeme hizmet sağlayıcımız Stripe üzerinden güvenli şekilde gerçekleşir. Yaygın kredi ve banka kartlarının yanı sıra ödeme sırasında size gösterilen diğer ödeme yöntemleri de kullanılabilir. Kart bilgileriniz bizde değil, yalnızca Stripe'ta saklanır.

Hiç bağlı kalmazsınız. Abonelik aylık olarak işler ve her zaman içinde bulunulan ayın sonu itibarıyla feshedilebilir.

XMS Rechnung'da abonelik bölümünden aboneliği yönetme seçeneğini açın. Burada Stripe'ın müşteri portalı açılır; birkaç tıklamayla aboneliği feshedebilir, ödeme yöntemini değiştirebilir veya faturalarınızı indirebilirsiniz. Alternatif olarak support@xmsrechnung.de adresine bir e-posta göndermeniz yeterlidir.

Verileriniz hemen silinmez. Sözleşme sona erdikten sonra da dışa aktarma bölümüne erişebilir ve faturalarınızı DATEV paketiyle birlikte indirebilirsiniz. İsterseniz verilerinizi tamamen sileriz – support@xmsrechnung.de adresine bir e-posta yeterlidir. Faturalar için size ait yasal saklama yükümlülüğünü göz önünde bulundurun.

Evet. Her ödeme için e-posta ile bir fatura alırsınız. Önceki tüm faturalarınızı ayrıca istediğiniz zaman abonelik bölümündeki abonelik yönetimi üzerinden erişilen müşteri portalında bulabilirsiniz.

Önce ayarlar bölümüne firma bilgilerinizi, vergi numaranızı (Steuernummer) veya KDV kimlik numaranızı (USt-IdNr.) ve banka bilgilerinizi girin ve logonuzu yükleyin. Ardından müşteriler bölümünde bir müşteri oluşturun. Faturalar bölümünde yeni fatura oluşturma seçeneğiyle müşteriyi seçer, kalemleri ekler ve faturayı düzenleme (kesme) düğmesine tıklarsınız. Fatura otomatik olarak ardışık bir numara alır ve hemen PDF olarak hazır olur.

Fatura şablonu zorunlu bilgilere göre tasarlanmıştır: sizin ve müşterinizin tam adı ve adresi, vergi numarası (Steuernummer) veya KDV kimlik numarası (USt-IdNr.), fatura tarihi, ardışık fatura numarası, hizmet/teslim tarihi veya hizmet dönemi, hizmetin miktarı ve türü, net tutar, her vergi oranı için vergi oranı ve vergi tutarı ile brüt tutar. İçeriğin doğruluğundan siz sorumlu olmaya devam edersiniz.

Otomatik olarak, her yıl için ardışık ve boşluksuz şekilde, örneğin RE-2026-0001, RE-2026-0002 vb. Tekliflerin (AN-…) ve iptal faturalarının (ST-…) kendi numara serileri vardır. Kısaltmaları ayarlardan değiştirebilirsiniz. Numara ancak belge düzenlendiğinde (kesildiğinde) verilir – taslaklar numara tüketmez.

Hayır – ve bu yasal olarak böyle öngörülmüştür. GoBD'ye (Almanya'da dijital defter tutma ilkeleri) göre düzenlenmiş faturalar sonradan değiştirilemez. Fatura taslak olduğu sürece her şeyi serbestçe düzenleyebilirsiniz. Düzenlenmiş bir fatura hatalıysa, tek tıkla bir iptal faturası ve ardından düzeltilmiş yeni bir fatura oluşturursunuz (kopya olarak yeniden oluşturma işlevi tüm kalemleri aktarır).

Düzenlenmiş faturayı açın ve iptal etme (stornieren) düğmesine tıklayın. XMS Rechnung, orijinal faturaya atıfta bulunan, kendi numarasına sahip bir iptal faturasını otomatik olarak oluşturur. Her iki belge de arşivde kalır ve iptal DATEV dışa aktarımında doğru şekilde ters kayıtla işlenir.

Evet. Düzenlenmiş teklifi açın ve faturaya dönüştürme düğmesine tıklayın. Tüm kalemler, müşteri ve metinler aktarılır; giriş metninde teklif numarasına otomatik olarak atıfta bulunulur.

%19, %7 ve %0. Bir fatura içinde farklı vergi oranlarını karıştırabilirsiniz – KDV (Umsatzsteuer) her vergi oranı için doğru şekilde ayrı gösterilir.

Evet. Ayarlarda Kleinunternehmer (§ 19 UStG kapsamında KDV'den muaf küçük işletme) seçeneğini etkinleştirin. Bu durumda KDV hesaplanmaz ve her faturada yasal olarak öngörülen ibare otomatik olarak yer alır. E-fatura ve DATEV dışa aktarımı da Kleinunternehmer düzenlemesini dikkate alır.

Evet. Diğer inşaat firmalarına verilen inşaat hizmetlerinde faturada “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG)” seçeneğini işaretleyin: fatura KDV’siz oluşturulur ve zorunlu not otomatik eklenir – e-faturada ve DATEV aktarımında da. Tekliften sipariş tutarının yüzdesi olarak hakediş faturaları oluşturursunuz; kesin fatura tüm hakedişleri (net, KDV ve brüt) otomatik düşer. Yurt dışındaki müşterilere faturalar için şu anda ayrı bir not bulunmuyor.

Evet. Tek bir hizmet tarihinin yanı sıra başlangıç–bitiş şeklinde bir dönem de belirtebilirsiniz, örneğin aylık bakım veya temizlik hizmetleri için.

Adet, saat, metre, metrekare, metreküp, kilogram, litre, götürü (Pauschal), gün ve kilometre.

Evet. Logonuzu (PNG veya JPG) ayarlar bölümünden yükleyin. Logo tüm faturalarda, tekliflerde ve ihtarnamelerde görünür. Her belgenin alt bilgi alanında iletişim, vergi ve banka bilgileriniz otomatik olarak yer alır.

Evet. Her belge için serbestçe yazabileceğiniz bir giriş metni ve bir kapanış metni vardır – örneğin teşekkür sözleri, ödeme bilgileri veya koşullar için.

Evet. Ürün/hizmet (Artikel) bölümünde tekrar eden hizmetleri veya ürünleri fiyat, birim ve vergi oranıyla kaydedersiniz. Fatura oluştururken bunları kolayca seçersiniz.

Henüz otomatik olarak yok. Ancak kopya olarak yeniden oluşturma işleviyle her faturayı saniyeler içinde yeni bir taslak olarak aktarabilirsiniz. Otomatik seri faturalar, gelecek işlevler listemizde yer alıyor.

1 Ocak 2025'ten bu yana Almanya'daki tüm işletmelerin diğer işletmelerden gelen e-faturaları alabilmesi gerekir. Düzenleme (fatura kesme) için geçiş süreleri vardır: 2027'den itibaren önceki yıl cirosu 800.000 €'nun üzerinde olan işletmeler B2B alanında e-fatura düzenlemek zorundadır, 2028'den itibaren ise kural olarak tüm işletmeler. Kleinunternehmer'ler (§ 19 UStG kapsamında KDV'den muaf küçük işletmeler) e-fatura düzenleme zorunluluğundan muaftır. Bu durumda basit bir PDF dosyası artık e-fatura sayılmaz.

Evet. Düzenlenen her fatura otomatik olarak ZUGFeRD faturası olarak üretilir: makine tarafından okunabilir fatura verilerinin Avrupa standardı EN 16931'e göre gömülü olduğu bir PDF/A-3. Müşteriniz dosyayı her zamanki gibi PDF olarak açabilir, muhasebe yazılımı ise verileri otomatik olarak okur. Ayrıca her faturayı saf XRechnung (XML) olarak da indirebilirsiniz.

ZUGFeRD, içine XML verileri gömülü bir PDF'tir – insanlar tarafından okunabilir ve yazılım tarafından işlenebilir. İşletmelere kesilen faturalar için idealdir. XRechnung ise görünür bir PDF içermeyen saf bir XML dosyasıdır ve özellikle resmi kurumlar ve kamu ihale makamları tarafından talep edilir. XMS Rechnung her iki formatı da oluşturur.

Kamu ihale makamları genellikle Leitweg-ID (kamu kurumlarında faturanın yönlendirilmesini sağlayan tanımlayıcı) içeren bir XRechnung talep eder. Kurumun size bildirdiği Leitweg-ID'yi ilgili müşterinin bilgilerine girin. Ardından faturayı XRechnung indirme işleviyle indirir ve kurumun portalına yüklersiniz.

E-fatura için eksiksiz temel veriler gerekir: firma adınız ve adresiniz, vergi numaranız (Steuernummer) veya KDV kimlik numaranız (USt-IdNr.), banka bilgileriniz (IBAN) ile müşterinin adı ve tam adresi. Eksik bilgi varsa XMS Rechnung, daha fatura taslağındayken neyin tamamlanması gerektiğini size tam olarak gösterir.

XMS Rechnung, giden faturalarınızı yazmak için tasarlanmıştır. Gelen faturaları eskisi gibi e-posta ile alırsınız; gelen faturaların işlenmesi için genellikle mali müşaviriniz uygun yazılımı (ör. DATEV) kullanır.

Evet. Düzenlenmiş faturada e-posta ile gönderme düğmesine tıklayın. Alıcı, konu ve nazik bir standart metin önceden doldurulmuştur ve değiştirilebilir. Fatura, PDF olarak (gömülü e-fatura ile) ve ek olarak XML dosyası olarak eklenir. Teklifleri de bu şekilde gönderebilirsiniz. Müşterilerinize giden e-posta metni Almanca olarak oluşturulur.

E-postalar rechnung@xmsrechnung.de adresinden, gönderen olarak firma adınızla gönderilir. Müşteriniz yanıt verirse, yanıt doğrudan kendi posta kutunuza (ayarlarda kayıtlı e-posta adresinize) gelir. Böylece sizin hiçbir şey ayarlamanıza gerek kalmadan yüksek teslim edilebilirlik sağlanır.

Evet. Gönderim sırasında bilgi (CC) olarak ek alıcılar belirtebilirsiniz.

İhtar bölümünde tüm açık ve vadesi geçmiş faturaları, gecikme gün sayısı dahil bir bakışta görürsünüz. Tek tıkla bir ödeme hatırlatması, ardından 1. ve 2. ihtarnameyi (Mahnung) gönderirsiniz. İlgili aşama otomatik olarak artırılır ve tarihiyle birlikte kaydedilir.

Hayır, otomatik olarak hiçbir ücret hesaplanmaz. İhtar ücreti talep etmek isterseniz, tutarı ihtarname metninde belirtebilirsiniz.

Faturayı açın, ödeme kaydetme düğmesine tıklayın, tarihi ve ödeme türünü (ör. havale, nakit, PayPal, kart, otomatik ödeme talimatı/Lastschrift) seçin ve onaylayın. Ödeme DATEV dışa aktarımında da görünür.

Hayır, şu anda bir banka bağlantısı yoktur. Ödenen faturaları iki tıklamayla kendiniz işaretlersiniz.

Dışa aktarma bölümünde ayı seçer ve bir ZIP paketi indirirsiniz. Paket; DATEV kayıt yığınını (Buchungsstapel), Excel için bir giden faturalar defterini ve ayın tüm faturalarını PDF ve XML olarak içerir. Bu paketi mali müşavirinize (Steuerberater) göndermeniz yeterlidir – kayıtlar doğrudan DATEV'e aktarılabilir.

DATEV'in beklediği karakter setinde resmi DATEV formatı „Buchungsstapel“ (EXTF, sürüm 700). Her fatura; borçlu (müşteri) hesabı, gelir hesabı, belge tarihi, belge numarası ve hizmet tarihiyle kaydedilir; iptaller ve ödemeler de aktarılır.

SKR03 ve SKR04. %19, %7, %0 ve Kleinunternehmer için uygun gelir hesapları ile banka ve kasa hesapları otomatik olarak seçilir. Hesap planını ayarlardan belirlersiniz.

Ayarlar bölümünde DATEV alanına. Bu numaraları mali müşavirinizden alırsınız. Aktarımın doğrudan doğru mükellefe atanması için kayıt yığınının başlık kısmında birlikte gönderilirler.

Her müşteri 10001'den başlayarak otomatik olarak bir müşteri numarası alır. Bu numara DATEV'de borçlu (Debitor) hesabı olarak kullanılır; böylece mali müşaviriniz her müşteri için açık kalemleri görebilir.

Hayır. XMS Rechnung bir fatura yazılımıdır, muhasebe yazılımı değildir. Gelir-gider hesabı (Einnahmen-Überschuss-Rechnung), KDV ön beyannamesi (Umsatzsteuer-Voranmeldung) ve yıllık mali tabloları (Jahresabschluss) yine mali müşaviriniz hazırlar – ancak DATEV paketiyle bu çok daha hızlı olur.

XMS Rechnung, GoBD (Almanya'da dijital defter tutma ilkeleri) esaslarına göre kurgulanmıştır: boşluksuz, ardışık numara serileri, düzenlenmiş belgelerin değiştirilemezliği, düzeltmenin yalnızca iptal faturalarıyla yapılması, gömülü e-faturalı PDF/A-3 olarak denetime dayanıklı arşivleme ve düzenleme, iptal ve gönderim işlemlerinin kaydı (log). İşletmenizin tam GoBD uyumu için ayrıca, mali müşavirinizin sizinle birlikte hazırlayabileceği bir süreç dokümantasyonu (Verfahrensdokumentation) gereklidir.

Verileriniz Avrupa Birliği'nde, Frankfurt am Main'daki veri merkezlerinde saklanır. Tüm bağlantılar şifrelidir (HTTPS/TLS).

Yalnızca siz. Her müşterinin verileri veritabanı düzeyinde birbirinden kesin olarak ayrılmıştır. Reklam veya izleme (tracking) hizmetleri kullanmıyoruz ve veri satmıyoruz.

Evet. Müşterilerinizin verilerini yalnızca sizin adınıza işliyoruz. GDPR (DSGVO) md. 28 uyarınca Veri İşleme Sözleşmesi (AVV), Genel İşlem Koşullarımızın (AGB) bir parçasıdır ve kayıt sırasında otomatik olarak akdedilir. Ayrıntıları Gizlilik Politikamızda ve AVV'de bulabilirsiniz.

Faturalar muhasebe belgesidir ve Almanya'da kural olarak sekiz yıl saklanmalıdır; defterler, envanterler ve yıllık mali tablolar ise on yıl. Emin değilseniz mali müşavirinize danışın. XMS Rechnung, hesabınız var olduğu sürece düzenlediğiniz belgeleri kalıcı olarak arşivler. Ayrıca aylık dışa aktarma paketini kendiniz de saklamanızı öneririz.

Giriş sayfasındaki şifremi unuttum bağlantısına tıklayın. Yeni bir şifre belirleyebileceğiniz bir bağlantı içeren bir e-posta alırsınız.

Şu anda her hesaba bir işletme için tek bir erişim (bir e-posta adresi) aittir. Firma başına birden fazla kullanıcı planlanmaktadır.

Her hesapla bir firma yönetilir. Başka bir firma için farklı bir e-posta adresiyle ikinci bir hesap oluşturmanız yeterlidir.

Şu anda otomatik bir içe aktarma mevcut değildir; müşterileri müşteriler bölümünde yeni müşteri oluşturma seçeneğiyle eklersiniz. Çok sayıda müşteriniz mi var? Bize yazın – memnuniyetle yardımcı oluruz.

support@xmsrechnung.de adresine e-posta ile. Genellikle bir iş günü içinde yanıt veriyoruz – Almanca, İngilizce veya Lehçe olarak.

Bize support@xmsrechnung.de adresinden yazın. XMS Rechnung sürekli geliştirilmektedir ve müşterilerimizin istekleri önceliklidir.