So starten Sie mit XMS Rechnung

Schritt 1

Konto erstellen

Registrieren Sie sich auf xmsrechnung.de mit Ihrer E-Mail-Adresse und einem Passwort. Nach der Bestätigung der E-Mail können Sie sofort loslegen – die ersten 30 Tage sind kostenlos.

Schritt 2

Firmendaten ergänzen

Beim ersten Start zeigt die Übersicht einen Hinweis „Firmendaten ergänzen“. Ein Klick führt Sie direkt zu den Einstellungen.

Schritt 3

Firma und Absender

Tragen Sie Firmenname, Adresse, E-Mail, Telefon und Website ein und laden Sie Ihr Logo hoch (PNG oder JPG, max. 2 MB). Diese Angaben erscheinen als Absender auf allen Angeboten und Rechnungen.

Schritt 4

Steuernummer oder Kleinunternehmer

Auf jeder Rechnung muss die Steuernummer oder die USt-IdNr. stehen (§ 14 UStG). Als Kleinunternehmer aktivieren Sie die Regelung nach § 19 UStG – Rechnungen werden dann ohne Umsatzsteuer und mit dem gesetzlichen Hinweis erstellt.

Schritt 5

Bankverbindung und Nummernkreise

Hinterlegen Sie IBAN, BIC und Bank für die Zahlungsinformation. Legen Sie Kürzel für Rechnungs- und Angebotsnummern sowie Ihr Zahlungsziel fest. Die Nummerierung ist lückenlos und beginnt jedes Jahr neu.

Tipp: Tragen Sie hier auch Berater- und Mandantennummer Ihrer Steuerberatung ein – sie werden für den DATEV-Export gebraucht.

Schritt 6

Kunden anlegen

Unter „Kunden“ legen Sie Firmen und Privatkunden mit Adresse, E-Mail und – bei Firmen – USt-IdNr. an. Kundennummern werden automatisch vergeben.

Tipp: Für Behörden und öffentliche Auftraggeber tragen Sie die Leitweg-ID ein. Dann können Sie die Rechnung als XRechnung erzeugen.

Schritt 7

Artikel und Leistungen

Speichern Sie Ihre wiederkehrenden Leistungen mit Einheit, Nettopreis und Steuersatz. In Angeboten und Rechnungen übernehmen Sie sie später mit einem Klick.

Schritt 8

Angebot erstellen

Unter „Angebote“ wählen Sie den Kunden, geben Bauvorhaben oder Leistungsort an und fügen Positionen hinzu. Summen und Umsatzsteuer werden automatisch berechnet. Mit „Vorschau (PDF)“ sehen Sie das Dokument vor dem Ausstellen.

Schritt 9

Aus dem Angebot wird die Rechnung

Wurde das Angebot angenommen, klicken Sie auf „In Rechnung umwandeln“ – alle Positionen werden übernommen. Bei größeren Aufträgen erstellen Sie Abschlagsrechnungen und zum Schluss die Schlussrechnung, bereits gezahlte Abschläge werden automatisch abgezogen.

Schritt 10

Prüfen und ausstellen

Prüfen Sie die Vorschau und klicken Sie auf „Rechnung ausstellen“. Erst jetzt erhält die Rechnung ihre fortlaufende Nummer und wird unveränderbar archiviert (GoBD). Korrekturen erfolgen per Storno oder als neue Kopie.

Tipp: Für Bauleistungen an andere Bauunternehmen aktivieren Sie die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG).

Schritt 11

E-Rechnung: ZUGFeRD und XRechnung

Jede ausgestellte Rechnung gibt es als E-Rechnung: als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML – lesbar für Menschen und Software – und als XRechnung (XML) für öffentliche Auftraggeber.

Schritt 12

Per E-Mail senden

Mit „Per E-Mail senden“ verschicken Sie die Rechnung direkt aus XMS Rechnung. Betreff und Text sind vorausgefüllt, die E-Rechnung hängt an. Antworten Ihrer Kunden gehen an Ihre eigene E-Mail-Adresse.

Schritt 13

Zahlungen erfassen

In der Rechnungsliste sehen Sie, was offen, überfällig oder bezahlt ist. Geht eine Zahlung ein, erfassen Sie sie direkt an der Rechnung mit „Zahlung erfassen“.

Schritt 14

Mahnwesen

Unter „Mahnwesen“ finden Sie alle überfälligen Rechnungen mit Tagen seit Fälligkeit und Mahnstufe. Mit einem Klick senden Sie eine Zahlungserinnerung oder Mahnung per E-Mail.

Schritt 15

Export für die Steuerberatung

Unter „Export“ laden Sie pro Monat ein ZIP-Paket herunter: DATEV-Buchungsstapel (EXTF), Rechnungsausgangsbuch als Excel und alle Belege als PDF mit E-Rechnung und XML.